Charte de confidentialité

Aux termes de l’Article 17 de ses conditions générales d’utilisation, WITY s’est engagée à pratiquer une politique de protection des données personnelles dont les caractéristiques sont l’objet de la présente Charte de Confidentialité (ci-après la « Charte »).

Pour les besoins de la Charte, les définitions listées à l’Article 2 des conditions générales d’utilisation sont applicables à la présente Charte.

Article 1 – Objet

La présente Charte de confidentialité a pour objet :

(1) de définir les modalités d’utilisation des données personnelles (tel que ce terme est défini à l’Article 3) des utilisateurs (tel que ce terme est défini à l’Article 2 des conditions générales d’utilisation de WITY) renseignées par eux et/ou mentionnées sur le site Internet édité par l’exploitant (tel qu’il est désigné à l’Article 2), et accessible à l’adresse www.wity.fr, ainsi que sur tous les sous-domaines (tels que le blog blog.wity.fr ainsi que le site de la FAQ disponible à l’adresse hello.wity.fr) et pages de renvois, sur le générateur de signature intégré au site internet édité par l’exploitant, sur les pages Facebook et groupes Facebook de WITY, les pages LinkedIn, Instagram et Twitter de WITY, toute déclinaison ou extension des sites de WITY, blogs, application mobile et tablette sur les réseaux sociaux et/ou communautaires existants ou à venir, et sur tout autre site présent ou à venir (ci-après le « Site »),

(2) ainsi que de définir les droits et obligations des parties dans ce cadre.

La présente Charte est notamment accessible et imprimable à tout moment par un lien direct en bas de la page d’accueil du site principal édité par l’exploitant, mentionné à l’Article 2, à l’adresse URL https://wity.fr.

La présente Charte, de concert avec les conditions générales d’utilisation du Site de WITY, définit la politique de la société exploitante concernant la collecte et l’utilisation des données fournies par les utilisateurs.

La présente Charte a pour objet de vous informer sur les moyens que nous mettons en œuvre pour collecter vos données à caractère personnel, dans le respect le plus strict de vos droits.

Nous vous indiquons à ce sujet que nous nous conformons, dans la collecte et la gestion de vos données à caractère personnel, à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version actuelle et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données entré en vigueur le 25 mai 2018.

Article 2 – Identité de l’exploitant des services et responsable de la collecte de données

Le responsable de la collecte de vos données à caractère personnel est la société WITY, une société par actions simplifiée au capital de 100.000 euros, immatriculée au RCS de Nanterre sous le numéro 822 254 389, dont le siège social est situé au 244 Rue Claude François, PARC 2000, 34080 MONTPELLIER (ci-après : « WITY »).

WITY peut être contactée aux coordonnées suivantes :

Adresse postale : WITY, 244 Rue Claude François, PARC 2000, 34080 MONTPELLIER
Adresse électronique : contact@wity.fr
Standard téléphonique : 01.84.20.48.00

Article 3 – Définition et nature des données à caractère personnel

Lors de votre utilisation de notre Site, nous pouvons être amenés à vous demander de nous communiquer des données à caractère personnel vous concernant.

Le terme « données à caractère personnel » désigne toutes les données qui permettent d’identifier un individu, notamment un utilisateur, ce qui correspond notamment à vos nom, prénoms, pseudonyme, intitulé de poste, photographie, adresse postale et de courrier électronique (personnelle et/ou professionnelle), numéros de téléphone (personnel et/ou professionnel), bloc de signature de courrier électronique généré sur le site de l’exploitant, date de naissance, données relatives à vos transactions sur le Site, détails de vos achats et abonnements, coordonnées bancaires, relevé d’identité bancaire (RIB ou IBAN), numéros de carte bancaire, ainsi qu’à tout autre renseignement que vous choisirez de nous communiquer à votre sujet (ci-après les « Données »).

Article 4 – Nécessité d’acceptation de la Charte

L’acceptation de la présente Charte par les utilisateurs est matérialisée par une case à cocher dans un bandeau apparaissant dès que l’utilisateur se connecte au Site. Cette acceptation ne peut être que pleine et entière. Toute adhésion sous réserve est considérée comme nulle et non avenue. Le Client qui n’accepte pas d’être lié par la présente Charte ne doit pas utiliser le Site ni les services proposés par WITY.

La présente Charte est également accessible et imprimable à tout moment par un lien direct en bas de la page d’accueil du site www.wity.fr, ou sur simple demande de la part de l’utilisateur auprès de WITY.

Tout Utilisateur qui entre sur le Site et utilise les services mis à disposition par WITY a donc pris connaissance et accepté la présente Charte et s’engage à agir dans le respect de celle-ci.

L’acceptation de la Charte s’applique concomitamment (i) aux conditions générales d’utilisation, (ii) aux conditions particulières le cas échéant, et (iii) aux cookies.

Article 5 – Collecte des Données à caractère personnel

Vos Données à caractère personnel sont collectées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes qui s’appliquent ou non en fonction des parcours d’utilisation des utilisateurs, et qui sont plus ou moins nombreuses et/ou renforcées selon que les utilisateurs sont des prospects ou des clients :

– gérer et fournir votre accès aux services accessibles sur le Site et leur utilisation,
– effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, factures, programmes de fidélité, suivi de la relation avec les clients,
– constituer un fichier de membres inscrits, d’utilisateurs, de clients et prospects,
– constituer un livre blanc (via la collecte de Données et notamment les adresses de courrier électronique personnelle et/ou professionnelle) à des fins d’exploitation commerciale,
– adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels (via la collecte de Données et notamment les adresses de courrier électronique personnelle et/ou professionnelle) à des fins d’exploitation commerciale. Dans le cas où vous ne le souhaiteriez pas, nous vous donnons la faculté d’exprimer votre refus à ce sujet lors de la collecte de vos Données en contactant WITY aux adresses mentionnées à l’Article 2,
– élaborer des statistiques commerciales et de fréquentation de notre Site et de nos services,
– organiser des jeux concours, loteries et toutes opérations promotionnelles à l’exclusion des jeux d’argent et de hasard en ligne soumis à l’agrément de l’Autorité de Régulation des Jeux en ligne,
– gérer la gestion des avis des utilisateurs sur le Site, les services, les produits, ou contenus,
– effectuer des recommandations de contenus (publicitaires et non publicitaires),
– enrichir et personnaliser l’expérience de l’utilisateur,
– gérer les impayés et les contentieux éventuels quant à l’utilisation de nos produits et services,
– respecter nos obligations légales et réglementaires.
Nous vous informons, lors de la collecte de vos Données personnelles, si certaines Données doivent être obligatoirement renseignées ou si elles sont facultatives. Nous vous indiquons également quelles sont les conséquences éventuelles d’un défaut de réponse.

Article 6 – Destinataires des Données collectées

=> Auront accès à vos Données à caractère personnel :

– Le personnel de WITY, en ce notamment compris les experts-comptables et leurs équipes comptables ; les membres du service commercial et du service relation client ; ainsi que les membres de l’équipe marketing ;
– Les services chargés du contrôle, notamment le commissaire aux comptes ;
– Les éventuels sous-traitants de WITY ;
– Les partenaires commerciaux de WITY, notamment en cas de souscription par le client à des prestations optionnelles en plus des packs et options standards de WITY ;
– Les partenaires de WITY pour certaines Données spécifiques, telles que : les adresses e-mail des clients pour la société d’e-mailing MailChimp ; les signatures électroniques des clients et les lettres de mission des clients pour la plateforme SaaS Universign spécialisée dans la signature électronique et l’horodatage (les Données relatives aux signatures électroniques ainsi que les Données comprises dans les lettres de mission des clients seront hébergées sur le serveur d’Universign) ; les informations bancaires des clients pour la société Budget Insight qui est chargée de relier les informations bancaires des clients à leur espace client WITY en toute sécurité et confidentialité ; les informations de paiement des clients en vue d’établir le plan de facturation en fonction des informations paramétrées par WITY pour la société Stripe.

=> Peuvent également être destinataires de vos Données à caractère personnel :

– Les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales ;
– Les auxiliaires de justice et les officiers ministériels ;
– Les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances : notamment le cabinet d’Ormane chargé du recouvrement pour le compte de WITY et qui recueille les Données suivantes : nom, prénom, raison sociale, adresse postale, sommes dues, et date de la dernière facture impayée par le client de WITY.

Article 7 – Absence de cession des Données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel ne pourront pas faire l’objet de cessions, locations ou échanges au bénéfice de tiers.

Article 8 – Durée de conservation des Données à caractère personnel

• Concernant les Données relatives à la gestion de clients et prospects :

Vos Données à caractère personnel ne seront pas conservées au-delà de la durée prévue par les obligations légales en vigueur et/ou au-delà de la durée strictement nécessaire à la gestion de notre relation commerciale avec vous.

Conformément à l’article L.123-22 alinéa 2 du code de commerce, les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservées pendant une durée de dix (10) ans. Par ailleurs, les articles L.110-4 du code de commerce et 2224 du Code civil prévoient que le délai de prescription des actions en matière commerciale est de cinq (5) ans.

Au-delà des durées susmentionnées, WITY pourra conserver les Données anonymisées des clients et prospects à des fins statistiques notamment.

Concernant d’éventuelles opérations de prospection à destination des clients, leurs Données pourront être conservées pendant un délai de cinq (5) ans à compter de la fin de la relation commerciale.

Les Données à caractère personnel relatives à un prospect, non client, pourront être conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

Au terme de ce délai de trois (3) ans, nous pourrons reprendre contact avec vous pour savoir si vous souhaitez continuer à recevoir des sollicitations commerciales.

Par exception, les Données recueillies auprès d’un utilisateur ayant souscrit à notre offre d’essai gratuit mais qui aura décidé de ne pas signer chez nous seront conservées pendant un délai de deux mois et demi à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect.

• Concernant la gestion des listes d’opposition à recevoir de la prospection :

Les informations permettant de prendre en compte votre droit d’opposition sont conservées au minimum trois (3) ans à compter de l’exercice du droit d’opposition.

• Concernant les statistiques de mesure d’audience :

Les Données et informations stockées dans le terminal des utilisateurs ou tout autre élément utilisé pour identifier les utilisateurs et permettant leur traçabilité ou fréquentation ne seront pas conservées au-delà de cinq (5) ans.

• Concernant l’amélioration des services :

Vos Données à caractère personnel permettant d’améliorer nos services seront conservées pour une durée de cinq (5) ans.

• Concernant les clients perdus ou qui auront résilié leur mission :

Les Données des clients qui décideront de résilier leur mission WITY seront conservées pour une durée de dix (10) ans en principe, sauf en cas de mise en œuvre de l’obligation de transmission du dossier à un autre expert-comptable, auquel cas les Données seront conservées pendant cinq (5) ans mais ne seront pas utilisées par WITY.

Article 9 – Sécurité

Nous vous informons prendre toutes les précautions utiles, mesures organisationnelles, physiques et techniques appropriées pour préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel et notamment empêcher qu’elles soient déformées, endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

Nous vous informons que chacun de nos partenaires et sous-traitants, qui sont destinataires de tout ou partie de vos Données, prennent également, dans les mêmes termes et selon la même étendue, des engagements analogues à WITY afin de préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité de vos Données.

Nous vous informons spécifiquement que notre partenaire Budget Insight, qui est chargé de relier vos Données et informations bancaires à votre espace client WITY, agit de manière à préserver la sécurité, l’intégrité et la confidentialité (WITY n’ayant pas connaissance de vos informations bancaires) de vos Données au moyen de systèmes cryptés sécurisés.

Nous recourrons ou pouvons recourir également à des systèmes de paiement sécurisé conformes à l’état de l’art et à la réglementation applicable.

Article 10 – Cookies

Les cookies sont des fichiers textes, souvent cryptés, stockés dans votre navigateur. Ils sont créés lorsque le navigateur d’un utilisateur charge un site internet donné : le site envoie des informations au navigateur, qui créé alors un fichier texte. Chaque fois que l’utilisateur revient sur le même site, le navigateur récupère ce fichier et l’envoie au serveur du site internet.

L’acceptation ou le refus par l’utilisateur de l’utilisation de cookies par WITY est matérialisé par une case à cocher dans un bandeau apparaissant dès que l’utilisateur se connecte au Site.

Le bandeau mentionne : les finalités des cookies utilisés ; la possibilité de s’opposer à ces cookies et de changer les paramètres en cliquant sur un lien présent sur le bandeau ; les conséquences du choix exercé par l’utilisateur (notamment le fait que l’acceptation de l’utilisateur vaut accord au dépôt de cookies sur son terminal).

L’utilisateur qui refuse un cookie nécessitant un consentement peut continuer à bénéficier de l’accès au Site.

Nous vous rappelons à toutes fins utiles qu’il vous est possible de vous opposer au dépôt de cookies en configurant votre navigateur. Un tel refus pourrait toutefois empêcher le complet fonctionnement du Site et des services.

Article 11 – Consentement

Lorsque vous choisissez de communiquer vos Données à caractère personnel, vous donnez expressément votre consentement pour la collecte et l’utilisation de celles-ci conformément à ce qui est énoncé à la présente Charte et à la législation en vigueur.

Article 12 – Accès à vos Données à caractère personnel

Conformément à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, vous disposez du droit d’obtenir la communication et, le cas échéant, la rectification ou la suppression des Données vous concernant, à travers un accès en ligne à votre dossier.

Vous pouvez également vous adresser à :

Adresse postale : WITY, 244 Rue Claude François, PARC 2000, 34080 MONTPELLIER
Adresse électronique : contact@wity.fr

Il est rappelé que toute personne peut, pour des motifs légitimes, s’opposer au traitement des Données la concernant. La personne s’opposant au traitement de ses Données par nos soins sera alors réputée avoir refusé nos conditions générales d’utilisation et par conséquent ne pourra plus utiliser le Site et les services proposés par WITY.

Article 13 – Modifications

Nous nous réservons le droit, à notre seule discrétion, de modifier à tout moment la présente Charte, en totalité ou en partie. Ces modifications entreront en vigueur à compter de la publication de la nouvelle Charte.

Votre utilisation du Site et des services à la suite de l’entrée en vigueur de ces modifications vaudra reconnaissance et acceptation de la nouvelle Charte. A défaut, et si cette nouvelle Charte ne vous convient pas, vous ne devrez plus accéder au Site et aux services proposés par WITY.

Article 14 – Certification de conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD)

Dans le cadre de l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 entré en vigueur le 25 mai 2018, WITY a obtenu la certification de conformité aux règles du Règlement général sur la protection des données émise par un cabinet d’avocats spécialisé en propriété intellectuelle, droit des nouvelles technologies, et droit des données personnelles.

Article 15 – Désignation d’un délégué à la protection des données (DPO)

Dans le cadre de l’entrée en vigueur du Règlement général sur la protection des données n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 entré en vigueur le 25 mai 2018, WITY a désigné Madame Stéphanie FRONT, en tant que Délégué à la Protection des Données à compter du 16 février 2019 (désignation n° DPO-51446).

Article 15 – Entrée en vigueur

La présente Charte est entrée en vigueur le 23/09/2019.